Whistleblowing

• Home
• Whistleblowing

PREMESSE

Il d.lgs. 10 marzo 2023, n.24 attuativo della direttiva (UE) 2029/1937, disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione Europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato (il "Decreto Segnalazioni Whistleblowing").

L'obiettivo perseguito con la presente procedura è fornire al whistleblower chiare indicazioni operative in merito all'oggetto, ai contenuti, ai destinatari e alle modalità di trasmissione delle segnalazioni, nonché con riguardo alle forme di tutela che gli vengono offerte nel nostro ordinamento, nonché di rimuovere i fattori che possono disincentivare od ostacolare il ricorso all'istituto. La presente Policy viene affissa nella bacheca aziendale, nonché pubblicata sul sito web di Epitech Group S.p.A..

OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE

Sono oggetto di segnalazione le informazioni (compresi i fondati sospetti) sulle violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione Europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità di Epitech Group S.p.A..
Le informazioni possono riguardare sia le violazioni già commesse, sia quelle non ancora commesse che il Segnalante, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti, ma anche le informazioni o gli elementi che riguardano condotte volte ad occultare le violazioni (ad es.: attività volte all'occultamento o alla distruzione di prove circa la commissione della violazione).

In particolare sono oggetto di segnalazione le informazioni riguardanti:

• Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• Illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
  sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori;
  tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
• atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell'Unione.
  Importante: il danno o il potenziale danno deve essere di natura pubblica, pertanto la segnalazione non può riguardare lamentele o rivendicazioni di carattere personale.

SOGGETTI TUTELATI

Nel caso di segnalazioni, denunce all'Autorità giudiziaria, divulgazioni pubbliche di informazioni sulle violazioni conosciute nell'ambito del proprio contesto lavorativo, le disposizioni della presente procedura si applicano, in particolare:

1. ai dipendenti della società Epitech Group S.p.A.;
2. ai titolari di un rapporto di collaborazione, ai sensi dell'articolo 2 del decreto legislativo n. 81 del 2015, che svolgono la propria attività lavorativa presso la società;
3. ai lavoratori o i collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore della società;
4. ai liberi professionisti ed ai consulenti che prestano la propria attività presso la società;
5. ai volontari ed ai tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso Epitech Group S.p.A.;
6. alle persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

La tutela delle persone segnalanti si applica anche qualora la segnalazione, la denuncia all'autorità giudiziaria o la divulgazione pubblica di informazioni avvenga nei seguenti casi:

1. quando il rapporto giuridico di cui al capoverso precedente non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
2. durante il periodo di prova;
3. successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Le misure previste per la tutela del Segnalante si applicano anche:

1. ai facilitatori;
2. alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
3. ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
4. agli enti di proprietà della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle già menzionate persone.

CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNA

Epitech Group S.p.A. ha istituito un canale di segnalazione interna che garantisce la riservatezza dell'identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
Nel rispetto di quanto previsto dall'art. 4, co. 5, del d.lgs. 24/2023, la gestione del canale di segnalazione interna è affidata ad un gestore esterno, individuato nello Studio Legale Bisatti & Partners di Padova (di seguito, anche il “Gestore della segnalazione”).
A tal fine, le segnalazioni possono essere effettuate secondo le seguenti modalità.

1.1. Segnalazione scritta

A mezzo del servizio postale, tramite comunicazione inviata a mezzo raccomandata a.r. allo Studio Legale Bisatti & Partners”, Piazza De Gasperi n.47/b, Padova (codice di avviamento postale 35131). La segnalazione dovrà essere inserita in due buste chiuse, includendo, nella prima, i dati identificativi del segnalante, unitamente a un documento di identità; nella seconda, l'oggetto della segnalazione; entrambe le buste dovranno essere inserite in una terza busta, riportante all'esterno la dicitura “Riservata al Gestore delle segnalazioni Whistleblowing”.
La segnalazione scritta potrà essere predisposta anche utilizzando l'apposito modulo pubblicato sul sito web di Epitech Group S.p.A., scaricabile al seguente link: Modulo Whistleblowing.

1.2. Segnalazione orale

La segnalazione interna può essere effettuata anche in forma orale tramite un incontro, in presenza o a distanza, con il Gestore della segnalazione, su richiesta del Segnalante inoltrata a mezzo posta allo Studio Legale Bisatti & Partners (Piazza De Gasperi n.47/b - Padova), oppure telefonicamente al numero 049-65.17.37.
L'incontro dovrà essere organizzato entro 5 (cinque) giorni lavorativi dalla richiesta, salvo giustificati motivi o condizioni che obblighino un differimento e, in ogni caso, entro un termine ragionevole.

Di norma, la segnalazione deve contenere i seguenti elementi:

• l'identità del soggetto che effettua la segnalazione (eccetto l'ipotesi in cui il Segnalante ritenga di rimanere anonimo);
• la descrizione chiara e completa dei fatti oggetto di segnalazione;
• le circostanze di tempo e di luogo in cui i fatti sono stati commessi;
• le generalità o gli altri elementi che consentano di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere i fatti segnalati;
• l'indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• l'indicazione di eventuali documenti che possano confermare la fondatezza di tali fatti;
• ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

Il Segnalante deve fornire tutti gli elementi utili affinché si possa procedere alle verifiche e agli accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti segnalati.

Quando, su richiesta della persona segnalante, la segnalazione è effettuata oralmente nel corso di un incontro con il Gestore della segnalazione, essa è documentata a cura del personale addetto mediante verbale. Il Segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell'incontro mediante la propria sottoscrizione.

Qualora ricorra un'ipotesi di incompatibilità dello Studio Legale Bisatti & Partners quale Gestore della Segnalazione, il Segnalante potrà presentare la segnalazione interna direttamente al Presidente del Consiglio di Amministrazione (telefonicamente al numero 049.8016784 o a mezzo posta all'indirizzo Saccolongo (Pd), via L. da Vinci n. 3).

La segnalazione interna presentata a soggetti diversi da quelli individuati dalla presente procedura, dovrà essere trasmessa, entro 7 giorni dal suo ricevimento, al soggetto competente, dando contestuale notizia della trasmissione al Segnalante.

MODALITA' OPERATIVE PER LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

Valutazione delle segnalazioni

Il Gestore della segnalazione prende in carico le segnalazioni effettuate tramite i canali di cui sopra, al fine di svolgere una valutazione preliminare, circa la rilevanza della segnalazione. La valutazione preliminare potrà comportare l'eventuale necessità di richiedere chiarimenti o informazioni aggiuntive al Segnalante.
La Segnalazione è sempre analizzata nel pieno rispetto dei principi di legge e regolamenti applicabili, ivi inclusi quelli in materia di trattamento dei dati personali. Entro 7 giorni dal ricevimento della segnalazione, al Segnalante viene data conferma dell'avvenuta ricezione della stessa.
In caso di giudizio di non rilevanza o non procedibilità della segnalazione (per i casi non sufficientemente supportati da prove, manifestamente infondati o relativi a comportamenti o fatti non rilevanti in relazione alla presente Policy), la stessa verrà archiviata a cura del Gestore della segnalazione e ne sarà data comunicazione al Segnalante.

Effettuata la verifica preliminare, il Gestore della segnalazione archivia la segnalazione se ritiene che sia:

1. relativa ad una semplice lamentela di carattere personale;
2. manifestatamente infondata
3. eccessivamente generica: in questa ipotesi, prima di procedere all'archiviazione, il Gestore della segnalazione contatterà il Segnalante (tramite il canale apposito) al fine di raccogliere altri elementi utili oppure procederà con la verifica dei fatti ivi descritti in via autonoma e/o coinvolgendo Soggetti Esterni. In tal caso, si procederà all'archiviazione solo nel caso in cui non ci siano elementi ulteriori o se quelli forniti successivamente siano comunque insufficienti.

In tutti i casi sopra descritti, il Segnalante viene informato dal Gestore della segnalazione, per iscritto, dell'archiviazione della Segnalazione e dei motivi per cui è stata archiviata.
Nel caso in cui, invece, il Gestore della segnalazione riceva/raccolga ulteriori elementi a supporto della Segnalazione oppure nel caso in cui i fatti descritti nella Segnalazione risultino sin dalla presa in carico sufficienti e fondati, procede ad avviare l'indagine.

Accertamenti e indagini sulla segnalazione

Nel caso in cui il Gestore della segnalazione ritenga fondati e rilevanti a seguito dell'analisi preliminare, i fatti descritti nella Segnalazione, procede ad analizzare la stessa, avviando la relativa indagine interna/fase istruttoria.
Le attività svolte durante questa fase sono avviate nel rispetto delle tempistiche previste dalla normativa di riferimento e dei principi di indipendenza, professionalità e riservatezza delle attività di verifica.
A tal fine, il Gestore della segnalazione (ove lo ritenga utile o necessario) può coinvolgere le Funzioni aziendali interessate dalle verifiche e/o avvalersi della collaborazione di eventuali Soggetti Esterni incaricati.

Esito delle indagini e chiusura della procedura

In caso di segnalazioni infondate, il Gestore della segnalazione darà tempestiva comunicazione al Segnalante dell'avvenuta archiviazione della segnalazione.
Al termine della fase istruttoria e comunque entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione, il Gestore della segnalazione informa il Segnalante in merito a quanto emerso nell'attività istruttoria.

RISERVATEZZA

I dati oggetto delle segnalazioni non possono essere utilizzati oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.
L'identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.
Nell'ambito del procedimento disciplinare, l'identità della persona segnalante non può essere rivelata ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione è utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità. È dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati, qualora la rivelazione dell'identità della persona segnalante e delle informazioni connesse sia indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Ogni trattamento dei dati personali deve essere effettuato a norma del regolamento (UE) 2016/679, nonché del decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196 e s.m.i..
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.
I diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall'articolo 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196.
I trattamenti di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni sono effettuati da Epitech Group S.p.A. in qualità di titolare del trattamento, nel rispetto dei principi di cui agli articoli 5 e 25 del regolamento (UE) 2016/679, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte ai sensi degli articoli 13 e 14 del medesimo regolamento (UE) 2016/679, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.
Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza della presente procedura e del principio di cui al GDPR.

SEGNALAZIONE ESTERNA ALL'ANAC

Il Segnalante può ricorrere al canale di segnalazione esterna dell'Anac (Autorità Nazionale Anticorruzione), solo ed esclusivamente nelle seguenti ipotesi:

• nell'ambito del suo contesto lavorativo, non è stato attivato il canale di segnalazione interna o, anche ove attivo, non è conforme a quanto previsto dall'art.4 del D. lgs. n.23/2023;
• mancato seguito ad una segnalazione già effettuata internamente;
• il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

La segnalazione esterna all'Anac può essere effettuata accedendo al seguente link: Whistleblowing – www.anticorruzione.it.

DIVULGAZIONI PUBBLICHE

Con la divulgazione pubblica le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone, inclusi i mezzi di diffusione di massa quali i social network e i nuovi canali di comunicazione.
La protezione della persona segnalante sarà riconosciuta solamente se, al momento della divulgazione, ricorra una delle seguenti condizioni:

• che si sia preventivamente utilizzato il canale interno, ma non vi sia stato dato riscontro o non vi sia stato dato seguito nei termini previsti, dopodiché si sia utilizzato il canale esterno ed ANAC non abbia fornito riscontro entro termini ragionevoli;
• che si sia preventivamente utilizzato il canale esterno, ma non vi sia stato un riscontro in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione entro termini ragionevoli;
• che sussista fondato motivo, di ritenere, ragionevolmente, sulla base di circostanze concrete e quindi, non su semplici illazioni, che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (es. in presenza di una situazione di emergenza o al rischio di danno irreversibile, anche all'incolumità fisica di una o più persone, che richiedono che la violazione sia svelata prontamente e abbia un'ampia risonanza per impedirne gli effetti);
• che non siano stati utilizzati i canali interni o esterni per il rischio di ritorsioni o inefficacia di quei canali (mancato seguito efficace), in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto.

Nella divulgazione pubblica, ove il soggetto riveli volontariamente la propria identità, non viene in rilievo la tutela della riservatezza, ferme restando tutte le altre forme di protezione previste dal Decreto. Laddove, invece, divulghi violazioni utilizzando, uno pseudonimo, un nickname o altri espedienti, che comunque non ne consente l'identificazione, la divulgazione sarà trattata alla stregua di una segnalazione anonima e sarà registrata, ai fini della conservazione, per garantire al divulgatore, in caso di disvelamento successivo dell'identità dello stesso, le tutele previste se ha comunicato ritorsioni.

MISURE DI SOSTEGNO A TUTELA DEL SEGNALANTE

Il sistema di protezione si articola in un sistema di protezione che comprende:

• la tutela della riservatezza dell'identità del segnalante, del facilitatore, della persona o delle persone indicate come possibili responsabili delle condotte segnalate, di ogni altro soggetto nominato nella segnalazione o negli atti e documenti allegati nonché di chiunque sia coinvolto a vario titolo nella procedura e nelle vicende segnalate;
• la tutela da eventuali ritorsioni adottate dall'Organizzazione in ragione della segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia;
• le limitazioni della responsabilità rispetto alla rivelazione e alla diffusione di alcune categorie di informazioni (es. informazioni protette dalla normativa in tema di diritto d'autore, dati protetti dalla normativa privacy, ecc.) che operano al ricorrere di determinate condizioni.

Sono altresì previste misure di sostegno che consistono in informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell'Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.
È istituto presso l'ANAC l'elenco degli enti del Terzo settore che forniscono alle persone segnalanti misure di sostegno.

SANZIONI

Fermi restando gli altri profili di responsabilità, l'ANAC applica ai responsabili di violazioni della normativa in materia di whistleblowing le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:

• da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l'obbligo di riservatezza;
• da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l'effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l'adozione di tali procedure non è conforme alla legge, nonché quando accerta che non è stata svolta l'attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;
• da 500 a 2.500 euro, nel caso di perdita delle tutele, salvo che la persona segnalante sia stata condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all'autorità giudiziaria o contabile.